Документация в лаборатории: виды и хранение

В данной статье мы узнаем, какие виды документации существуют в лаборатории и в чем особенность ее хранения. Расскажем, как лучше хранить информацию, в бумажном или электронном виде, как обеспечить сохранность документов и предотвратить утеку персональных данных и важной исследовательской информации. Посмотрим, в чем особенность хранения бумажных носителей и почему для них нужно будет найти специальное помещение.

Виды документации в лаборатории

Виды документации в лаборатории достаточно разнообразны и зависят от направленности ее деятельности, про нормативные документы о поддержании микроклимата в лаборатории и общие принятые нормы, мы уже говорили. Без структурированного документооборота сложно представить деятельность любой компании, исследовательские центры – не исключение. Кроме того, что нужно правильно организовать ведение документов, важно обеспечить их хранение. Только в этом случае можно гарантировать точность воспроизводимых результатов. Наличие правильно оформленных документов – залог хорошей коммуникации между сотрудниками и адекватная передача наработанного опыта.

Документооборот должен соответствовать законодательным нормам. Основные виды документов, используемых в лабораториях условно можно разделить на:

• - технические;
• - административные;
• - исследовательские;
• - документы по качеству;
• - документы по безопасности;
• - юридические;
• - финансовые.

К первому варианту документации относятся различные инструкции, в том числе по использованию оборудования, описание его технических особенностей. К данному виду относятся и протоколы проведенных испытаний, в общем это те документы, благодаря которым можно безопасно и с пользой применять технические ресурсы и оснащение. К административной документации относятся все отчеты, планы, расписания, т.е. те документы, которые играют важную роль в регуляции внутренних процессов.

Исследовательская документация – одна из самых интересных, именно в ней отражены все процессы, которые связаны с научной деятельностью, к таким относятся, например, отчеты о проводимых экспериментах и склянках для растворов и реактивов, которые использовались в процессе проведения реакций. Документация по обеспечению безопасности и качества включает в себя все протоколы контроля, сюда же можно отнести и инструкции по обеспечению безопасности. И, наконец, финансово-юридические документы, с ними обеспечивается законность деятельности любой организации.

Ведение документации в лаборатории

Ведением документации в лаборатории занимаются разные отделы и люди, все зависит от специфики, но документооборот должен вестись корректно. Документы в исследовательских центрах и лабораториях должны отличаться четкой структурой. Храниться они должны по разделам и подразделам, это позволит легко находить необходимую информацию. Для удобства пользования большим объемом разнообразной информации лучше стандартизировать форматы и шаблоны, для часто используемых форм документации.

В современном мире, а тем более в деловой сфере, мы все чаще применяем электронные документы. Их легче хранить, т.к. цифровая информация не требует много места, все необходимые данные достаточно просто разместить в базе или скопировать на жесткий диск или флэшку. Конечно, многие могут с этим поспорить, что электронный документооборот может стать мишенью для взлома, вредоносных программ и т.д. С этим сложно поспорить, видимо, именно поэтому такое понятие как «архив», все еще пользуется спросом.

Для правильного хранения и использования информации важно ограничить круг людей, которые имеют к ней доступ, например, к определенному виду документов должны иметь только сотрудники ведомства, которым они необходимы для работы, как для работы с реактивами что это такое и где используется, мы уже знаем. Так, юристам совершенно не к чему видеть все протоколы исследований или испытаний. Для того чтобы информация всегда была актуальной ее необходимо своевременно обновлять, а еще для правильного документооборота нужно правильно обучать персонал.

Хранение документации лаборатории

Организация процесса хранения документации лаборатории – один из важных моментов работы. Это позволяет не только обеспечить сохранность важной информации, но и дает возможность без труда найти нужный документ. Для бумажных носителей лучше использовать специальные шкафы для хранения бумаг, лучше, если они будут эргономичными. Помещения для них должны быть сухими и чистыми. Для удобства пользования лучше проиндексировать все единицы.

Если информация хранится в электронном виде, то можно использовать возможность создания цифровых архивов. Для таких носителей не потребуется специального помещения, но в случае с ними важно использовать правильные и проверенные системы, которые обладают высоким уровнем безопасности и надёжности. По возможности электронные документы лучше отправлять в резервное копирование. К любой информации, которая хранится в организациях допуск лиц лучше ограничить.

Хранение и использование любой информации должно соответствовать законодательным нормам РФ, они, кстати, регулируют даже сроки хранения определенных видов документов. Для исключения недостатков и проблем с хранение документов важно регулярно проводить аудит, что позволит оптимизировать рабочие процессы.

Основные принципы и рекомендации по работе с документацией

Основные принципы и рекомендации по работе с документацией характерны для всех организаций, есть, конечно, профессиональная специфика, но это, скорее, частности. В лаборатория правильное ведение документооборота позволяет реализовывать ряд основных задач и принципов работы. Централизованное управление хранением и хождением документов помогает избежать потери или искажения информации.

Стандартизация форм использования в том числе и банок для реактивов с крышкой, шаблонов, стилей позволяет унифицировать и упорядочить разнообразную информацию, которой, на самом деле, может быть очень-очень много. Но только так получится сохранить конфиденциальность, соблюсти требования по защите персональных данных, предотвратить возможную утечку.